Jira : mode d’emploi de l’application de gestion de projet

Jira est une application de gestion de projet destinée aux équipes agiles de petite taille. Chaque étape est finement analysé afin que votre projet se développe rapidement et dans les meilleures conditions. En seulement quelques clics, vous pouvez créer un projet et assigner un chef qui sera en charge de superviser toutes les tâches liées à son évolution. Jira est une application complète où les possibilités sont multiples, pour vous aider à comprendre ses fonctions et les outils qu’ils proposent voici un petit guide qui pourra vous permettre de l’utiliser sans vous tromper.

Quels sont les outils proposés par l’application Jira ?

L’application Jira s’adresse aux équipes agiles c’est-à-dire que les savoir-faire des membres de ces équipes sont complémentaires pour la réussite du projet. L’entreprise Atlassian a lancé son application Jira en 2015 en s’adressant à différents domaines d’activités :

• développement de logiciels (Jira Software)
• ressources humaines, marketing, finances (Jira Core)
• gestion d’incident (Jira Ops)

La gestion de projet

Jira Software permet la gestion d’un projet se basant sur le développement d’un logiciel. Aujourd’hui, Jira Software compte plus de 30 000 clients dans le monde grâce à ses outils performants permettant de préparer un projet, suivre les différentes étapes de son développement et le livrer dans les meilleures conditions. L’équipe agile peut facilement prévoir ce dont ils ont besoin, voir comment le projet évolue auprès de chaque membre et communiquer facilement pour une meilleure gestion. En effet, Jira permet aux membres des équipes de parler du projet et de ses étapes de manière simplifiée pour éviter les erreurs et mener à bien le projet jusqu’à sa finalisation. Au sein d’une équipe agile créée pour développer un logiciel, on retrouve de nombreux acteurs aux compétences différentes comme :

• les développeurs du logiciel
• les techniciens
• les usagers pro
• les clients en charge de la commande du logiciel

Pour répondre aux besoins de toute l’équipe et gérer le développement du projet de A à Z, Jira propose également différents packs et extensions pour prévoir les tâches et créer un calendrier de travail, mais également de voir où en sont les différents membres de l’équipe et mettre en avant les avancées de chacun avec Jira Agile (conçu pour le développement de votre projet). D’autres extensions permettent aux utilisateurs de Jira de gérer les tickets comme Jira Service desk (conçu pour assister la gestion de votre projet). Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter ces extensions à votre application Jira « de base ».

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter d’autres extensions pour personnaliser au mieux votre plateforme de gestion de projet. Jira est en effet compatible avec des extensions comme Tempo Timesheet ou Zephyr. À cela, Jira Software (spécialisé dans le développement de logiciels informatiques) ajoute d’autres fonctionnalités telles que Bitbucket ou Confluence.

Votre application Jira vous permet donc de prévoir les différentes tâches, planifier le travail de chaque membre de l’équipe grâce à différentes méthodologies comme Scrum et Kanban, classer par priorité les tâches à accomplir et communiquer via un système d’échanges. De plus, Jira propose une application sur iPhone afin que vous puissiez suivre l’évolution de votre projet lors d’un déplacement professionnel ou en dehors de vos heures de travail. Vous serez sans cesse connecté à votre projet donc aucun stress ne s’installe lors de son développement.

Grâce à l’application Jira, vous ne raterez pas une étape de l’évolution de votre projet, car vous pouvez observer les avancées réalisées, vous pouvez également changer la priorité de chaque membre de l’équipe et réorganiser les tâches grâce à son interface facile d’utilisation.

La gestion d’incident

Un logiciel peut subir quelques bugs que ce soit durant son développement ou son exécution. Afin de mieux gérer ce type d’incident technique, Jira propose également un système de gestion des pannes informatiques : Jira Ops. À travers sa plateforme, les équipes concernées par les éventuelles pannes ou incidents techniques sont rapidement alertées. En quelques mots, Jira présente la panne au personnel compétent afin qu’ils puissent comprendre d’où elle provient, mais également :

• le contact du responsable de l’incident
• le contact du chef des techniciens

Par exemple, si vous avez mis au point un logiciel de streaming vidéo légal, mais certains de vos clients n’arrivent pas à lire certains de vos contenus alors Jira identifie le bug et vous fait un rapport de celui-ci en vous expliquant en quoi il consiste et quelle pourrait en être la cause. Ensuite, chaque membre de l’équipe vérifie si tout fonctionne dans son domaine puis l’indique dans le fil de discussion. La communication est rapide et permet de trouver la source du bug et le résoudre en un temps record.

La nouvelle fonctionnalité post-mortem

Dans le cadre de la gestion d’incident, l’application Jira a souhaité renforcer ses outils en proposant une nouvelle fonctionnalité post mortem. Explications.

L’entreprise Altassian a présenté à l’occasion de sa conférence à Barcelone l’année dernière une nouvelle fonctionnalité de son gestionnaire d’incident Jira Ops. Son but est de permettre aux équipes de mieux gérer les pannes des logiciels en apprenant de leurs erreurs passées. Quand vous arrivez un résoudre un bug dans votre logiciel, vous pouvez avoir l’impression que votre tâche dans ce domaine est effectuée, mais grâce à la fonctionnalité post-mortem de Jira, vous pourrez éviter de retrouver ce même type de bug dans le futur. Grâce n’importe quel incident vous permet d’apprendre et de progresser. Au fil du temps, vous allez pouvoir :

• repérer les points faibles de votre projet
• éviter les bugs répétés
• résoudre les incidents similaires plus rapidement

Une fois que vous avez résolu un des incidents, vous devez en tirer les leçons pour progresser. Pour cela, Jira vous propose d’approfondir l’analyse du bug. En créant un document post-mortem, vous allez pouvoir aborder avec vos équipes ce bug et ses tenants et aboutissants :

• comprendre d’où vient l’incident
• quel impact a-t-il eu sur votre projet
• comment il a été résolu
• comment éviter qu’il se répète

Si vous rencontrez ensuite un nouvel incident, Jira Ops vous communiquera automatiquement un rapport reprenant ce que vous avez conclu suite au bug précédent. Si vous deviez réaliser votre rapport vous même, cela vous prendrait plusieurs heures et la résolution de l’incident ne serait que retardée. Alors Jira Ops vous permet de centraliser bon nombre d’informations concernant votre bug afin que vous puissiez utiliser votre temps et votre énergie à sa résolution plutôt qu’à la collecte de données.

De plus, en créant de la documentation post-mortem au sujet d’un incident vous pourrez plus facilement expliquer à vos clients pourquoi ce type de bug a eu lieu, d’où il provient et quelles sont les mesures mises en oeuvre pour le résoudre. Dorénavant, vos clients pourront suivre toutes vos opérations en cas de bugs.

Atlassian a également mis en place une fonction automatique de gestion d’incident permettant à Jira de vous indiquer comment résoudre un bug simple. En effet, Jira peut vous proposer une réponse au bug.

Comment gérer un projet sur l’application Jira ?

Maintenant que vous connaissez les fonctionnalités proposées par l’application Jira dans la gestion de vos projets et des incidents. Voici un petit guide pour faire vos premiers pas sur Jira pour créer et suivre un projet agile sans vous sentir dépassé.

L’interface proposée par Jira vous permet de créer, suivre et finaliser vos projets de manière simple. Pour commencer, vous devez débuter un projet en cliquant sur « créer un projet », ensuite vous aurez le choix entre deux méthodologies :

• Scrum
• Kanban

Une fois que vous aurez choisi la méthodologie qui convient le mieux à la création de votre projet, Jira pourra mettre à jour sa plateforme en ajoutant le langage et la marche à suivre correspondants. Quel choix faire entre Scrum et Kanban ?

Vous devez savoir que l’équipe agile sera certainement plus à l’aise si vous optez pour la méthodologie Scum, car celle-ci propose des tableaux sprint pour définir le projet et les tâches et un backlog pour mettre à jour votre projet. Quant à la méthodologie Kanban, elle permet de planifier les tâches de manière simplifiée sous forme de colonne avec leurs états.

Chaque colonne créée avec Kanban correspond à un état des tâches :

1. à faire
2. en cours
3. terminé

Ainsi, tous les membres de l’équipe agile peuvent planifier certaines tâches en les classant dans « à faire » et connaître l’avancée d’autres grâce à la mise à jour constante par les autres membres.

Vous pouvez également combiner les deux méthodologies Scrum et Kanban alors votre tableau sera constitué de colonnes de Kanban avant que les tâches basculent dans le backlog de Scrum.

Pour prévoir vos tâches, Jira les intègre dans le backlog afin qu’elles soient assignées à chaque développeur. Pour une bonne gestion et bonne répartition des tâches, nous vous conseillons d’opter pour des équipes agiles réduites (maximum une dizaine de personnes). Pour que les tâches soient équilibrées entre chaque membre de l’équipe agile, vous pouvez avoir recours à des filtres. Ce système peut également être utile pour hiérarchiser les tâches grâce à des codes couleur. Par exemple, si une tâche est urgente, vous pouvez choisir une couleur et une autre pour les tâches secondaires. Cette organisation permet aux membres de l’équipe d’organiser leur temps de travail en fonction.

Si vous jouez le rôle d’administrateur du projet, vous pouvez « cacher » certaines tâches à certains membres de l’équipe. Par exemple, si vous avez fait appel à des développeurs externes à votre entreprise, vous pouvez compartimenter les tâches dites « sensibles » comme la création d’un tunnel de paiement pour que seuls vos développeurs y aient accès.

Une fois que vous avez planifié toutes les tâches nécessaires à l’avancée de votre projet, vous pouvez passer à la seconde étape en créant un calendrier afin que les délais soient connus et respectés. Si vous rencontrez des imprévus dans l’exécution des différentes tâches, vous pouvez les déplacer facilement d’une colonne à l’autre. Par ailleurs, une fois qu’une tâche est terminée, vous pouvez déplacer la note dans « terminé » alors Jira préparera un rapport pour que vous connaissiez l’évaluation des performances de chacun.

Comme nous l’avons expliqué, la communication et les échanges entre les membres de l’équipe agile sont indispensables au bon déroulement du projet. Pour faciliter la communication, Jira a mis au point de nombreuses fonctionnalités comme la création de graphiques sous forme de calendrier pour que chacun puisse suivre l’avancée du projet en temps réel.

La version basique de Jira

Si la version basique de Jira n’est pas assez complète pour vous, vous pouvez ajouter des extensions et des fonctions pour rendre votre gestion de projet encore plus performante. On retrouve notamment Jira Portfolio qui vous permet d’avoir un point de vue global des avancées de vos projets grâce une feuille de route totalement connectée.

Pour rappel, la version basique de Jira comporte :

• la programmation et l’assignation des tâches
• la hiérarchisation des tâches
• les rapports suivant l’avancée de vos projets
• la possibilité de suivre l’évolution des projets pour chaque membre de l’équipe

Pour recevoir les rapports liés aux incidents techniques, vous devrez ajouter à votre application Jira, le module Jira Ops pour recevoir en temps réel un rapport en cas de panne technique.

Si vous souhaitez tester l’application Jira pour la gestion de votre projet ou des incidents, vous pouvez essayer la version gratuite durant sept jours. Si Jira vous convainc, alors vous pouvez obtenir la version payante et complète. Pour une équipe agile de dix personnes, son prix s’élève à dix dollars par mois. Une autre offre à 75 dollars par mois est disponible si votre équipe agile est composée de dix à quinze personnes. Porter votre projet grâce à l’application Jira ! La communication et l’exécution des tâches ne seront que plus fluides.