G Suite : comment ça marche ?

G suite est un pack de logiciels et de fonctionnalités développé par le géant américain Google et destiné aux entreprises. G suite permet à ses utilisateurs d’avoir recours à de nombreux outils en ligne depuis leur ordinateur ou leur smartphone. Vous pouvez stocker vos données en ligne, utiliser des logiciels de type Pack Office, avoir un service de messagerie en ligne totalement sécurisée ou encore échanger facilement avec vos collaborateurs autour d’un même projet. De plus, G suite ne nécessite pas d’installation de logiciels sur vos ordinateurs, car ils sont tous disponibles en ligne. Aujourd’hui, G suite fait le bonheur de plus de cinq millions d’entreprises grâce à son service facile d’utilisation.

Pour un usage de G suite en entreprise, vous devez souscrire à un abonnement. Google G suite vous propose différentes formules pour que vous pouviez trouver celle qui vous convient :

  • Une formule basique : logiciels bureautiques simples et 30 Mo de stockage pour 5 euros par mois et par utilisateur
  • Une formule business : logiciels bureautiques supérieurs et stockage illimité pour 10 euros par mois et par utilisateur
  • Une formule enterprise : logiciels bureautiques premium

Stockez vos données avec G suite

Parmi ses applications, G suite vous propose de stocker vos données en ligne avec Google Drive. Vous pouvez y entreposer tous vos fichiers comme des documents textes, des photos ou des vidéos et les rendre accessibles à vos contacts. Grâce à Google Drive développé par Google G Suite, vous serez certain que vos dossiers professionnels seront à l’abri.

A quoi sert Google Drive dans Google G suite

Google Drive est un outil qui vous permet de conserver en ligne vos documents. Vous pouvez importer des documents texte, des photos et des vidéos facilement avant de les organiser par dossier selon vos différents projets professionnels. Une fois que vos données sont importées sur votre application G suite, ils seront automatiquement sauvegardés et consultables partout depuis votre compte G suite. De plus, vous pouvez les modifier en ligne et les envoyer facilement à vos collaborateurs. Si un de vos documents nécessite une modification par un tiers alors sa version sera mise à jour en temps réel dans votre espace de stockage. Cette fonction vous permet de travailler en équipe autour d’un projet et d’éviter l’envoi de plusieurs versions de documents par mail.

Google Drive n’est pas seulement une application de stockage de vos données, car vous pouvez :

  • organiser vos documents
  • gérer vos documents
  • modifier vos documents
  • envoyer vos documents à vos contacts à partir d’une simple URL

Mode d’emploi de Google Drive

Google drive par G suite est très simple d’utilisation ! Une fois que vous êtes connecté à votre espace sur l’application Google G suite, vous allez avoir accès à son interface où seront réunis toutes les fonctionnalités. A partir d’elle, vous pouvez choisir de :

  1. créer un document
  2. importer des documents

Pour créer un fichier sur Google Drive, vous pouvez utiliser la suite bureautique développée par G suite.

Une fois que vous avez commencé à créer et importer des fichiers dans votre espace de stockage Google G suite, vous pouvez commencer à les organiser dans différents dossiers que vous pouvez classer par couleur selon votre projet. Si besoin, vous pouvez les modifier facilement en ligne, toutes vos modifications seront automatiquement enregistrées alors vous ne risquez pas de perdre vos données.

Si dans votre travail, vous devez soumettre des documents à vos collaborateurs, vous pouvez leur envoyer facilement grâce à un URL dédiée. Vous pouvez les autoriser à modifier le fichier en ligne ainsi les corrections se font en temps réel. Une meilleure communication autour d’un projet professionnel contribue à la réussite de celui-ci ! Google Drive vous permet de faciliter les contacts autour d’un projet et vous fait gagner du temps ! Grâce à cette application Google G suite, votre organisation est simplifiée.

Votre capacité de stockage dépend de la formule G suite que vous avez choisie lors de votre abonnement.

Un service de messagerie avec Google G

G suite propose également aux entreprises de disposer d’un service de messagerie professionnel : Gmail. Grâce à celui-ci, vous pouvez communiquer plus facilement et organiser vos différents mails selon leurs priorités, le sujet et vos contacts. Depuis peu, Google G suite a souhaité mettre à jour sa messagerie pour proposer une interface plus intuitive et un accès plus facile et rapide aux différentes fonctionnalités. Tout est réuni pour optimiser votre temps de travail.

Gmail pour communiquer

Gmail par G suite vous permet d’envoyer et de recevoir des mails. Sa nouvelle version simplifie vos échanges avec vos clients, vos supérieurs ou vos collaborateurs, car elle vous permet d’organiser vos différents mails selon vos besoins. En tant que particulier, vous pouvez vous inscrire gratuitement, mais Google G suite propose une version plus adaptée aux entreprises. En effet, les entreprises peuvent personnaliser l’adresse mailde leurs employés en remplaçant @gmail.com par @nomdelentreprise.com. Les utilisateurs disposent d’un espace de stockage supérieur à la version gratuite et un service d’aide disponible 24h/24h tous les jours.

Guide des fonctionnalités Gmail sur Google

La nouvelle version de Gmail est désormais disponible pour les utilisateurs G suite. Pour vous la procurer, vous devez simplement mettre à jour votre messagerie :

  1. aller dans réglages
  2. cliquer sur « essayer la nouvelle version de gmail »

Une fois que votre messagerie dispose de la nouvelle version de Gmail sur G suite, vous remarquerez que son interface est plus moderne et les fonctionnalités plus accessibles :

  • un accès plus direct à la corbeille, au « marqué comme non lu », etc.
  • un téléchargement simplifié des pièces jointes
  • la possibilité de mettre en attente un de vos mails
  • une prédiction de vos réponses pour un échange de mail plus rapide
  • un rappel si vous oubliez de répondre à un mail

De plus, vous pouvez avoir accès à d’autres fonctionnalités G suite comme Google Agenda qui vous permet de créer un planning pour vous puis de le partager à vos collaborateurs. Grande nouveauté pour les entreprises, Gmail vous permet d’activer un mode confidentiel. Si certains de vos échanges contiennent des informations dites « sensibles » vous pouvez les protéger en :

  • créant une durée de vie du mail
  • bloquant le transfert de cet e-mail
  • créant un code d’accès envoyé par SMS

Ainsi, les informations que vous transmettez sont sécurisées.

Les services bureautiques de G suite

G suite propose également à ses utilisateurs d’avoir accès à des logiciels de bureautique afin de préparer leurs documents en ligne puis de les stocker facilement dans leur Google Drive. Grâce à ces logiciels de G suite, vous pouvez créer, modifier et transmettre différents types d’information que ce soit dans un format texte, une feuille de calcul, une présentation voire même une enquête.

Contrairement aux versions présentes sur ordinateur, ces services développés par G suite permettent une meilleure coordination, car la création et les modifications de chaque document. En outre, ils sont accessibles en temps réel de n’importe quel appareil pour vous et les personnes avec qui vous travaillez. Vous pouvez les utiliser sur n’importe quels appareils et navigateurs depuis votre Google Drive.

Traitement de texte sur Google G suite

G suite propose différents services de bureautique. Parmi eux, on retrouve le classique traitement de texte qui vous permet de créer des documents écrits. Tout comme le traitement de texte disponible sur votre ordinateur, vous pouvez créer, modifier et envoyer des documents, mais Google G suite propose un usage professionnel supplémentaire. En effet, une fois que vous l’avez créé, votre document peut être soumis à d’autres utilisateurs puis modifié en temps réel. De plus, vous pouvez ajouter des commentaires sur certaines phrases afin de pointer ce qui pourrait être ajouté ou modifié dans votre contenu ou celui créé par votre collègue.

Google docs par G suite étant un logiciel de traitement texte en ligne vous pouvez utiliser la fonction « Explorer » pour faire des recherches sur Google sans quitter la page de votre document, mais également récupérer le texte provenant d’une image. Rassurez-vous, si vous avez besoin d’envoyer un G docs dans un format particulier, vous pouvez le convertir en .doc ou en .pdf par exemple.

Vos feuilles de calcul

Dans son offre bureautique, G suite met à disposition son service Google Sheets qui vous permet de créer, modifier et envoyer des feuilles de calculs. En optant pour Sheets, vous aurez accès à toutes les fonctionnalités que proposent ses logiciels concurrents comme Excel (Microsoft) ou Numbers (Apple) avec les avantages d’un logiciel en ligne. En effet vous pouvez :

  • effectuer des calculs rapidement
  • empêcher vos collaborateurs de modifier une feuille de calcul en particulier
  • obtenir de l’aide de G suite pour les fonctionnalités poussées
  • recevoir une alerte une fois que votre feuille a été modifiée
  • filtrer certaines données grâce à la fonction entonnoir
  • consulter les versions antérieures de votre feuille de calcul

Google Forms et Google Slides sur G suite

Mais ce n’est pas tout, G suite permet à ses utilisateurs d’accéder à deux logiciels bureautiques très utiles : Google Forms et Google Slides. Google Forms est une plateforme de création de formulaires dans le but de récolter des données puis de les analyser. Pour réaliser une enquête avec Google Forms sur G-suite, vous pouvez créer un questionnaire :

  1. préparer vos questions dans l’onglet destiné
  2. choisir le type de réponse que vous souhaitez obtenir (à choix multiples, réponse courte, paragraphe)
  3. organiser la chronologie des question suivant les réponses
  4. personnaliser votre questionnaire (couleur, thème, etc.)

Google Forms vous permet également de récupérer les adresses mail des répondants afin de vous créer un base de données. De plus, si vous vous rendez compte que l’une de vos questions n’est pas assez précise, vous pouvez la modifier à tout moment.
Pour consulter les réponses de vos contacts, vous vous dirigez dans l’onglet « réponses » où vous pouvez consulter une analyse globale des réponses sous forme graphique ou prendre connaissance de certaines réponses individuelles.

Quant à Google Slides, on pourrait facilement le comparer à PowerPoint du pack Office ou Keynote disponible sur les ordinateurs Apple. G suite propose un logiciel de présentation facile d’utilisation et personnalisable. Pour débuter, vous pouvez choisir un modèle prédéfini de présentation parmi ceux proposés par G suite ou ceux disponibles sur des sites externes (Slides Carnival, template.net, etc.). Une fois que vous avez ajouté le contenu à votre présentation à votre compte G suite, vous pouvez la personnaliser pour le rendre plus dynamique en :

  • ajoutant des transitions
  • modifiant ou déplaçant des encarts de textes ou des photos
  • créant des animations
  • ajoutant des graphiques réalisés sur Google Sheets

Tout comme Google Docs, Sheets ou Forms, vous pouvez facilement transmettre vos fichiers pour relecture ou correction auprès de collaborateurs.

Une fois que vos slides sont organisés, G suite vous permet de les présenter depuis votre ordinateur ou votre smartphone sur une télévision, via un vidéoprojecteur et même lors d’une visioconférence sur Skype par exemple.

Les autres applications utiles de G suite

Maintenant que vous connaissez les services principaux et les plus populaires de G suite, voici les autres applications très utiles dans le milieu professionnel. G suite vous permet de vous organiser plus facilement et rapidement grâce à des outils comme Google Keep où vous pouvez lister vos tâches sur des post-its virtuels. Pour une gestion plus poussée de vos tâches, vous pouvez utiliser Google Tasks qui vous permet de lister vos tâches, les détailler, les synchroniser avec celles présentes sur votre messagerie Gmail de votre compte G suite, mais aussi recevoir des alertes quand la deadline approche.

Le navigateur Google Chrome sera votre meilleur allier dans votre usage des applications G suite. En parallèle de ses fonctions principales, Chrome vous permet de le personnaliser :

  • ajouter vos sites préférés dans la barre des favoris
  • choisir la couleur de votre navigateur
  • changer son arrière-plan
  • modifier les raccourcis basés sur vos anciennes visites

Votre abonnement G suite contient également un outil de gestion de photo : Google Photos. l’avantage de cet outil est son accès depuis un ordinateur, une tablette et un smartphone. Une fois que vous avez importé vos fichiers depuis votre équipement, vous pouvez :

  • créer des albums photos
  • créer des films pour présenter vos photos et des vidéos
  • retoucher vos photos
  • créer des montages

Google Photos peut être intégré à Google Drive afin que vous puissiez partager facilement vos photos et vos vidéos à vos collaborateurs ou votre entourage privé.

Selon vos besoins, vous pouvez également utiliser G suite pour créer des cartes personnalisées, créer des alertes Google pour recevoir les dernières actus sur un sujet ou une personnalité ou développer une application avec Google Aps Scripts.

G suite est un outil complet et indispensable pour votre vie personnelle comme professionnelle.

Photos : .gadgets360cdn.com, axxun.ch, serviceclientfrance.fr

Vidéos : youtube.com

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